Gmail-Richtlinien: Namenskonventionen und verschachtelte Gruppen

In unserem kontinuierlichen Bemühen, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu optimieren, enthält dieser Artikel Richtlinien zu den Gmail-Namenskonventionen für Google Groups. Die Einhaltung dieser Konventionen gewährleistet eine organisierte und effiziente Nutzung von Google Groups innerhalb unserer Organisation.

Google Groups in Gmail verstehen

Google-Gruppen in Gmail dienen als Mailinglisten und Diskussionsforen. Sie ermöglichen es Ihnen, E-Mails an Gruppen von Personen zu senden, ohne jede E-Mail-Adresse einzeln eingeben zu müssen. Das ist besonders nützlich für Projektteams, Abteilungen und verschiedene Interessengruppen innerhalb unserer Organisation.

Namenskonventionen für Google-Gruppen

Eine effektive Benennung von Google Groups ist für eine einfache Identifizierung, Verwaltung und Nutzung unerlässlich. Hier sind die Grundregeln:

• Beschreibend und präzise: Die Namen sollten den Zweck oder die Mitglieder der Gruppe deutlich wiedergeben (z. B. Marketing-Team oder Projekt-Orion).
• Verwenden Sie Bindestriche zur Trennung: Verwenden Sie Bindestriche (-), um Wörter zur besseren Lesbarkeit zu trennen (z. B. IT-Support-Team).
• Kleinbuchstabenformat: Um die Einheitlichkeit zu wahren, verwenden Sie Kleinbuchstaben für alle Gruppennamen (z. B. hr-updates).
• Standardpräfixe: Implementieren Sie Standardpräfixe für eine schnelle Identifizierung:
  • Team — für Abteilungs- oder Teamgruppen (z. B. Teamfinanzierung).
  • proj- für projektspezifische Kommunikation (z. B. proj-website-launch).
  • Diskutieren — für Diskussionen oder Interessengruppen (z. B. über technische Innovationen diskutieren).
• Vermeiden Sie persönliche Daten: Verwenden Sie keine Personennamen in Gruppenadressen, um Kontinuität und Relevanz zu gewährleisten.

Verschachtelte Gruppen

Verschachtelte Gruppen sind Gruppen innerhalb anderer Gruppen. Diese erweiterte Funktion ermöglicht eine effiziente Verwaltung und optimierte Kommunikation. Hier sind einige Hinweise:

• Verschachtelte Gruppen erstellen: Sie können eine bestehende Gruppe zu einer anderen Gruppe hinzufügen. Zum Beispiel kann proj-website-launch in Teammarketing verschachtelt werden.
• Berechtigungen sorgfältig verwalten: Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen der übergeordneten Gruppe mit dem Zweck der verschachtelten Gruppe kompatibel sind.
• Anwendung: Verschachtelte Gruppen sind nützlich für große Projekte mit Unterteams oder organisationsweiten Ankündigungen, die eine mehrschichtige Verteilung erfordern.

Grundregeln

• Überprüfung und Genehmigung: Alle neuen Gruppenerstellungen müssen von der IT-Abteilung geprüft und genehmigt werden, um Duplikate zu vermeiden und die Einhaltung der Benennungskonventionen sicherzustellen.
• Regelmäßige Audits: Führen Sie regelmäßige Audits durch, um inaktive oder redundante Gruppen zu aktualisieren oder zu entfernen.
• Schulungen und Updates: Bieten Sie Gruppenmanagern fortlaufende Schulungen zu Best Practices und Aktualisierungen der Funktionen von Google Groups an.

Fazit

Die Einhaltung dieser Namenskonventionen und das Verständnis von verschachtelten Gruppen werden die Vorteile von Google Groups in unserer Organisation maximieren. Für zusätzliche Unterstützung oder um eine neue Gruppe anzufordern, wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung.

---

Zusätzliche Ressourcen

• Google Groups Benutzerhandbuch
• Anfrageformular für eine neue Google-Gruppe